Dokument Management System

DMS Document Management System


00:00:05

odoo V 12 Dokument Management System DMS

00:02:08

Ohne Dokument Management System DMS: überall viel Papier, verlorene Dokumente, Zeitverschleiss, Ineffizienz

00:04:32

Warum sollten Sie ein Dokument Management System DMS verwenden? Die Menge an Papier vermindern, präzise und gültige Informationen verwalten und auffindbar machen, eine Vielzahl an Dokumenten sauber und effizient verwalten, schnelle Verarbeitung von vielen Dokumenten in verscheidenen Formaten, das voll in odoo Standardfunktionalität integrierte DMS nutzen.

00:05:04

Konzept und Vorteile von odoo V 12 Dokument Management System DMS: Verzeichnisse für individuelle Arbeitsumgebung beinhaltend persönliche Dokumente mit Tags, Aktionen, Benutzerrechte mit Gruppen für Dokumentzugriff, Guidelines (Beschreibungen).

00:06:48

Tags: Kennzeichnung von Dokumenten und Verzeichnissen, steuern Aktionen, Tags auf Verzeichnissen, verwaltbar in Verzeichnissen

00:07:18

Aktionen: Konfiguration von Workflows (Arbeitsabläufen), verfügbar auf Dokumententyp und Tags, Workflows wie Kontakt, Dokument-Besitzer setzen, Dokument in Verzeichnis verschieben, kombinierbar mit Aktivitäten

00:08:34

Dokumente teilen und beziehen: Schnellbezug oder normaler Bezug, Download und Upload, Aktivitäten

00:09:30

Demo: odoo Dokument Management System DMS Dashboard, automatisch erstelle Vorlageverzeichnisse, neue eigene Verzeichnisse erstellen, bestehende Verzeichnisse ändern und umkonfigurieren, Tags auf bestehenden Verzeichnissen verwalten und anzeigen, Verzeichnisse mit Dokumenten darin anzeigen, Klick für Voransicht eines Dokumentes, rechte Spalte: Tags erstellen, setzen, Kontakt oder Dokumenteneigner setzen auf Dokument, eine Beschreibung eines Verzeichnisses verfassen

00:11:21

Eine E-Mailadresse setzen für ein Verzeichnis, Dokumente aus einem Verzeichnis senden oder in einem Verzeichnis empfangen, Dokumente finden basierend auf Name, Tags, indexiertem Inhalt, Dokumenteneigner, einzelne Dokumente oder mit Shift-Klick mehrere Dokumente auf einmal auswählen

00:12:45

Aktionen, Dokumente im Entwurf (Status), jemand im Unternehmen muss Dokument validieren, Aktion wählen, Dokument validieren, Standard Vorgabe-Aktionen, eigene Aktionen erstellen und konfigurieren

00:13:48

Dokumente in ein bestimmtes Verzeichnis hochladen per Drag and Drop, mit dem Button "Upload" für das Hochladen von mehreren Dokumenten, Google Drive verknüpfen oder zu externen Dokumenten verlinken

00:15:34

Ein Signatur-Template kreieren, eine eigene, individuelle Aktion konfigurieren (im HR Verzeichnis als Beispiel), Aktionen können mit Tags verknüpft werden - Aktion erstellen: Signatur-Template erstellen, Aktion konfigurieren - Aufgabe, Zeit bis Ausführung, Verantwortlicher, Weiterleitung zu Signature-App in odoo, Dokument signieren (unterzeichnen)

00:18:12

Projektmanagement: Dokumenten-Workflow, eine Projektaufgabe erstellen und mit Aktion verknüpfen in einem neuen oder bestehenden Projekt

00:19:11

Lieferantenrechnungen scannen in einem einzigen Dokument speichern, aufteilen in einzelne Dokumente oder zu einzelnen Seiten im odoo V12 Dokumenten Management, ein Template erstellen für die Lieferantenrechnung, von mehreren Lieferantenrechnungen gleichzeitig die Kreditorrechnungen in odoo Finanzen erstellen lassen

00:20:45

Dokumente (Files) sperren für andere Benutzer, andere können diese Dokumente nicht mehr bearbeiten, ersetzen, löschen oder archivieren

00:21:17

Dokumente mit externen Personen wie Interessenten, Kunden oder Lieferanten austauschen - den Chatter (Verlauf) im odoo V12 Dokumenten Management nutzen: eine Notiz oder Nachricht speichern, eine E-Mail versenden/empfangen

00:21:53

Dokumente archivieren, Dokumente wieder finden mit Hilfe von Filtern, Tags und Dokumente wiederherstellen aus Archiv oder Dokumente löschen

00:22:25

Dokumente mit externen Partnern teilen, externe Personen können Dokumente herunterladen oder hochladen, eine E-Mail direkt in ein bestimmtes Verzeichnis im odoo V12 Dokumenten Management senden, eine Aktion setzen, um interne Benutzer zu benachrichtigen, wenn eine E-Mail eingegangen ist

00:23:43

Ein neues Verzeichnis erstellen (zum Beispiel für Training oder Weiterbildung von internen Benutzern), mit schneller Verarbeitung: mehrere Dokumente auf einmal hochladen, Tags für das Verzeichnis setzen (ein Tag oder mehrere je Dokument möglich), Dokumente mit Hilfe von Tags finden

DMS Document Management System


00:00:05

odoo V 12 document management system dms

00:02:08

without odoo document management: paper everywhere, documents losses, waste of time

00:04:32

why should you use odoo document management? Get rid of paper, manage precious and valuable information, manage high volumes of documents in many different formats, process them fast, use fully integration of document management

00:05:04

concepts and features: folders - working spaces or working environment, contains documents, tags, actions / good to know: guidelines and processes, visible based on access groups

00:06:48

tags: handle documents, performe actions / good to know: tags linked to folders, tags available per folder

00:07:18

actions: set workflows, available on type of document and the tag / good to know: set contact, owner, tags, model creation, move to folder, combined with activities

00:08:34

share and request: share documents, request documents / good to know: quick share versus normal share, download and upload, activities

00:09:30

demonstration: odoo documents dashboard, automatically created default folders, create new folders or reorganize existing folders, set and show tags available on the specific folders, show folder with containing documents, click on preview of a document, right columne: set tags, owner or contact to a certain document, or a description to a folder

00:11:21

set e-mail for a folder to send document from a folder or receive documents to a folder, search documents based on file name, tags, indexed content, owner, shift click, select multiple documents

00:12:45

actions, documents in draft state, someone in the company has to validate the documents, choose action, validate all documents, standard default actions, create your own custom actions

00:13:48

upload documents to a specific folder: drag and drop it, or use the upload button for a bunch of files, add google drive or a link to external documents

00:15:34

create a signature template, create a custom action in the hr folder for the signature template, action could be available for specific tags, create action: create signature template, action, to do, time to be execute, responsible, redirect to signatur app, sign a document

00:18:12

project document workflow, create a task and link this action to a new or existing project

00:19:11

scan vendor bills in one document, splitt to single documents or page per page, create template for the vendor bills, create vendor bills from many documents at once

00:20:45

lock document files, other users can not modify, replace or archive the locked documents

00:21:17

exchange documents with external people like customers, suppliers, leads - use the chatter in document management, log a note or send a e-mail

00:21:53

arcive documents, refind documents by using filters an restore or delete documents

00:22:25

share files with a external partner, external person can download and/or upload the document, sendin e-mail directly to a specific folder, set an activity to inform internal user when a document has been uploaded

00:23:43

create a new folder for training and education stuff, process realy fast: upload many documents at once, create tags on the folder, tag the documents (new, pos - one or many tags per document), search documents by tags